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NO USAR EN EL CÓDIGO DE LA LOCALIZACIÓN, ESPACIOS Y CARACTERES ESPECIALES

DETALLES GENERALES

Soporte avanzado, recomienda no hacer uso de espacios y caracteres especiales, en cualquier código creado en sistema.

Esto puede generar conflictos al momento de aplicar búsqueda de productos de inventario, en la APP de Facturación.

MENSAJE: No se encontró ningún producto

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ESCENARIO

Qué hacer si el cliente, reporta:

• Intento agregar productos en la facturación APP y siempre se muestra el mensaje: No se encontró ningún producto

• Aplico el proceso de búsqueda de productos en la facturación APP de facturación y no encuentra nada

• Tengo problemas al facturar, los códigos no salen

• Intento facturar y los productos y el sistema muestra el siguiente mensaje: No se encontró ningún producto

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SOLUCIÓN

1. Primer paso

• Se comparte vía WhatsApp, el Script # 1

• Basado en cualquiera de los posibles escenarios comentados anteriormente, se procede con ingresar al ID del cliente y aplicar la consulta del reporte LOCALIZACIONES

• Luego, se verifica cada una de las localizaciones registradas en sistema. Teniendo, especial cuidado en el CÓDIGO de la LOCALIZACIÓN

• Si en dicho código, se observa el uso de espacios y caracteres especiales, esto genera un conflicto al momento de procesar las consultas de inventario. Por tal motivo, es la causa de inconveniente reportado por el cliente

  • En caso contrario (el código no usa caracteres especiales ni espacios), se debe identificar que entorno usa y el proceso que ejecuta para la búsqueda de productos en la facturación

  • Ver Script # 4 – 7

• Se debe validar en el sistema de gestión, si existe un caso creado y abierto para la solicitud

• Si no existe el caso, se procede a crear uno (VER uso sistema de gestión)

• Al final del artículo, está un ejemplo para escalar el requerimiento

• Seguidamente, se comparte vía WhatsApp, el Script # 2

1. Segundo paso

• Ya atendido el caso por soporte avanzado, procedemos con la respectiva verificación

• Se ingresa al ID del cliente y validamos que el cambio solicitado se encuentra aplicado

• Seguidamente, se realiza una búsqueda y selección de producto, esto desde: App, Desk y WEB

• Finalizada la verificación de la resolución del caso, se debe notificar al cliente sobre lo apreciado. Compartir el Script # 3

• Actualizar y cerrar caso

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OBSERVACIÓN

Si soporte avanzado, no tiene disponibilidad de tiempo para aplicar la atención del caso, se procede con lo siguiente:

• Ingresar al ID del cliente para descargar los reportes de:

  • Categorías

  • Unidades de medida

  • Localizaciones

  • Inventario por BODEGA (todas las registradas en sistema) y

  • El listado de proveedores

• Los reportes descargados, se deben guardar en la carpeta del caso

• Posteriormente, se prepara la plantilla de migración, tomando como base los reportes descargados anteriormente

• En la pestaña de LOCALIZACIONES de la plantilla de migración, se debe cargar las localidades aplicando la respectiva corrección en el código de cada localidad afectada

• Se completa la plantilla de migración y se valida que no contenga errores

• Posteriormente, en un ID de PRUEBAS, se simula la condición de las bodegas

• Se registra, manualmente, las LOCALIZACIONES, con el mismo código afectado para cada una de ellas

• Luego, se crean varios productos en dichas localidades

• Ya terminado de preparar el ambiente de pruebas, iniciamos el proceso de migración (VER PASO A PASO), usando la plantilla preparada con el ID de pruebas

• Saltar hoja de migrar categorías

• Saltar hoja de unidades de medidas

• Saltar hoja de migrar localizaciones

• Saltar la hoja, migrar proveedores

• Antes de procesar la hoja INVENTARIO DE PRODUCTOS, debemos limpiar todos los registros existentes en las LOCALIZACIONES, que tienen el Código erróneo, ejemplo: BODEGA #1

• Se autoriza la operación

• Seguidamente, seleccionamos aquellas LOCALIZACIONES, que presentan la condición ya comentada anteriormente, esto para procesar la eliminación de todos los productos contenidos en dichas BODEGAS

• Finalizada la carga de la hoja de productos de inventario,

• Saltamos las siguientes hojas

• Ya contamos con el inventario cargado en las bodegas con los códigos corregidos

• Corresponde, eliminar las localizaciones, para ello, se usa la misma plantilla de migración, se debe saltar las hojas que no interesan, hasta llegar a localización

• Acá, aplicamos la limpieza (borrar las localidades)

• Directamente en el PV de escritorio, validamos que no existen ninguna bodega creada en sistema

• Si no son muchas las bodegas, procedemos a crearlas manualmente, en caso contrario, usamos la plantilla de migración

• Luego de terminar con este proceso, verificamos aplicando búsqueda de producto en la facturación

• Posteriormente, se notifica al cliente para luego actualizar y cerrar el caso

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Script # 1

¡Hola XXXXX, te saluda XXXXXXx! 👋

Gracias por comunicarte con el departamento de soporte Wolk Software 🚀

En un momento estaremos atendiendo tu solicitud. 😃

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Script # 2 (Crear caso en sistema de gestión)

XXXXXX, gracias por su tiempo en espera

✅ En relación con su requerimiento, comento que fue tomado bajo el *# de caso: xxxxxx*

✅ Su solicitud será atendida a la brevedad posible.

✅ Al contar con actualizaciones sobre su caso, le estaremos informando

Quedamos atentos y a la orden 🙌🏻

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Script # 3 (Cierre de caso)

¡Hola XXXXX, te saluda XXXXXXx! 👋 del departamento de soporte Wolk Software 🚀

En esta oportunidad, le contacto, para notificarle:

✅ Su solicitud con *# de caso: xxxxxx* (título del caso)

✅ Por favor valide y nos comenta

✅ En ca so de requerir mayor información, con gusto podemos planificar una sesión virtual, para aclarar cualquier posible inquietud

Cualquier otra consulta, estamos atentos y a la orden 🙌🏻

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Script # 4

XXXXXX, para aplicar la respectiva verificación en sistema, requerimos, nos comparta la siguiente información:

✅ Con qué usuario, se presenta el detalle reportado

✅ Qué *BODEGA*, tiene asignada

✅ Bajo que entorno, aplica el proceso de facturación

• Facturación electrónica, (WEB)
• PV y facturación Wolk (Escritorio)
• App de facturación Wolk (Aplicación móvil)

Quedamos atentos 😁

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Script # 5 (Validar proceso de búsqueda de producto en facturación APP)

Gracias por compartir la información,

✅ Puede validar que el proceso de búsqueda del producto, al momento de la facturación, se está ejecutando correctamente

✅ Le comparto el paso a paso

✅ https://wolksoftcr.com/knowledge-base/factura-nueva-buscar-un-producto-app/

✅ Si es requerido, por favor nos facilita conexión remota *AnyDesk*, gracias

Quedamos atentos 🙌🏻

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Script # 6 (Validar proceso de búsqueda de producto en facturación WEB)

Gracias por compartir la información,

✅ Puede validar que el proceso de búsqueda del producto, al momento de la facturación, se está ejecutando correctamente

✅ Le comparto el paso a paso

✅ https://wolksoftcr.com/knowledge-base/buscar-un-producto-en-la-factura-web/

✅ Si es requerido, por favor nos facilita conexión remota *AnyDesk*, gracias

Quedamos atentos 🙌🏻

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Script # 7 (Validar proceso de búsqueda de producto en facturación DESK)

Gracias por compartir la información,

✅ Puede validar que el proceso de búsqueda del producto, al momento de la facturación, se está ejecutando correctamente

✅ Le comparto el paso a paso

✅ https://wolksoftcr.com/knowledge-base/buscar-un-producto-en-la-factura-desk/

✅ Si es requerido, por favor nos facilita conexión remota *AnyDesk*, gracias

Quedamos atentos 🙌🏻

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EJEMPLO DE REPORTE DE CASO A SOPORTE AVANZADO

• Asunto: PV PROD | CAMBIO DE COD. EN LOCALIZACIONES

• Escalado a: Soporte Avanzado

XX 00-00-0000

COMENTARIOS:

1- Cliente realizo contacto vía WhatsApp

2- Datos del contacto

3- En el ID XXXX, existen X localidades que, en su código, tiene en espacio y carácter especial #

3.1- BODEGA #1

3.2- BODEGA #2

3.3- BODEGA #3

4- Esta condición en código de LOCALIDAD afecta en la búsqueda de productos al momento de la facturación

5- Siempre despliega una ventana que indica: No se encontró ningún producto

6- Se requiere la ayuda de soporte avanzado, para realizar el cambio de código a las localidades mencionadas, el nuevo código para cada una debe ser:

6.1- BODEGA1

6.2.- BODEGA2

6.3- BODEGA3

7- Se adjunta Excel de: Localizaciones e Inventario

PENDIENTES:

1- La solicitud es requerida con urgencia

2-Aplicar cambio en código a las localidades indicadas mencionadas en el punto 3 de comentarios

3- Los nuevos códigos para las localidades se mencionan en el punto 6 de comentarios

4- Verificar cambios aplicados

5- Informar al cliente

6- Actualizar y cerrar caso

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VIDEO PASO A PASO

TAMAÑO DE IMAGEN PARA APP MÓVIL TÁCTIL

DETALLES GENERALES

Para toda imagen que se requiere cargar en sistema, con el objeto de ser usada en la funcionalidad táctil de la APP Wolk, se recomienda lo siguiente:

• Tipo de formato: PNG

• Tamaño: 400 X 330″

Adicionalmente, para la carga de una imagen de un producto registrado en sistema se debe tomar en cuenta:

• Configuración de una tienda en línea (VER PASO A PASO)

• Cargar imagen en tienda en línea (VER PASO A PASO)

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ESCENARIO

En caso de que la imagen que comparta el cliente no cumple con estas condiciones, demos aplicar el respectivo ajuste

1- Ubicamos y abrimos la imagen requerida con la utilidad PAINT

2- Clic sobre la opción CAMBIAR TAMAÑO

3- Seguidamente, aplicamos lo siguiente:

• Marcar la opción PIXELS

• Desmarcar, mantener relación de aspecto

• Asignar el tamaño recomendado 400×330

4- Clic en el botón OK

5- Finalmente, se guarda el archivo con formato PNG

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RESULTADO

• Imagen cargada en tienda, usando el tamaño recomendado

• En la siguiente imagen, se puede observar la imagen cargada a la configuración del producto, directamente de la funcionalidad TÁCTIL DE LA APP

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IMPRESORAS PORTABLES | UTILIDADES – SOPORTE

Son impresoras térmicas, que utiliza calor como medio para generar, texto o imagen en su impresión. Estas impresoras, también conocidas, como impresora mini o portátiles, no requieren de tinta o tóner, pero sí de papel térmico.

Estos dispositivos son de un tamaño compacto y no requieren cables para su conexión, es decir, que se aplica conexión inalámbrica Bluetooth

Importante mencionar, que para la impresión de documentos desde la APP de Facturación Wolk, es requerido, el uso de impresora portable

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En caso de que un cliente o distribuidor, solicite información sobre las impresoras compatibles con la APP, podemos usar el siguiente SCRIPT:

¡Hola XXXXXX, te saluda XXXX XXXX! 👋

Gracias por comunicarte con el departamento de soporte Wolk Software 🚀

En relación con su solicitud, le comparto la siguiente lista de impresoras, compatibles con la APP de Facturación Wolk:

✅ Sprt SP-L31 (80 mm)

✅ Milestone mht-p80f (80 mm)

✅ HOIN -USB BT HOP-H200 (58 mm)

Cualquier consulta quedamos a la orden 😁

A continuación, se listan una serie de impresoras que son 100 % compatibles con la APP, es de vital importancia comentar que la lista será actualizada luego de validar la compatibilidad del equipo con la APP

MARCA	MODELO	OBSERVACIÓN
Sprt	SP-L31	Configuración > Command set: SPMP 58 mm / 80 mm
Milestone	mht-p80f	80 mm
HOIN	HOP-H200	58 mm
3nStar	PPT305BT	80 mm

A continuación, se listan las impresoras NO COMPATIBLES con la APP de Facturación

MARCA	MODELO	OBSERVACIÓN
SAT	AF330	80 mm
Milestone	MHT-P8001	80 mm
Milestone	MHT-P29L	Funciona con una configuración especial, pero las impresiones largas (más de 20 líneas) las corta 80 mm
3nstar	PPT300BT	58 mm / 80 mm

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SOPORTE FUNCIONALIDAD ENVÍOS

Luego de aplicar la configuración correspondiente para esta utilidad (VER PASO A PASO), podemos seguir los siguientes pasos para su uso:

1- Primeramente, procedemos con el inicio de sesión al sistema con las credenciales correspondientes

1.1.- ID WOLK

1.2- Nombre de usuario o número de identificación del usuario, esto según como corresponda el caso

1.3- Clave de acceso

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Como generar un envío, (VER PASO A PASO)

2- Como segundo punto, es preciso ubicar la plantilla de facturación táctil

2.1- Ir a FACTURAR

2.3- Desplegar, CREAR FACTURA

2.4- Clic en la opción, PLANTILLA TÁCTIL

2.5- Luego de ingresar a la plantilla de facturación táctil, aplicamos la búsqueda y selección del cliente al cual se requiere aplicar la facturación

2.6- En caso de requerir crear nuevo cliente (VER PASO A PASO)

2.7- Clic en el botón, BUSCAR CLIENTE

2.8- En la ventana que se despliega a continuación, podemos aplicar la búsqueda, en función de: Nombre o número de identificación. Presionar la tecla, ENTER.

2.9- Dar doble clic, sobre el registro del cliente requerido

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3- Luego de seleccionar el cliente, procedemos con la carga de los productos a ser facturados

3.1- Indicar cantidades a facturar

3.2- Clic en el botón de la CATEGORÍA que contiene el producto a ser cargado a la factura

3.3- Clic sobre el producto a ser facturado

3.4- A continuación, se puede apreciar, todos los productos cargados a la facturación

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4- Ya finalizada la carga de los productos a ser facturados, debemos aplicar, GUARDAR EMITIR

4.1- Se debe seleccionar la forma de pago (VER PASO A PASO)

4.2- Clic en el botón, PAGAR COMPLETO. Importante recordar, esto aplica según acuerdo con el cliente

4.3- Clic en el botón VOLVER A FACTURA

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5- Seguidamente, agregamos la OBSERVACIÓN que detalla el proceso

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6- Clic en el botón, DETALLES ENVÍO. Este botón, solamente se ACTIVA, luego del aplicar, GUARDAR EMITIR

6.1- QUIÉN ENVÍA: Agregar, nombre del colaborador de la empresa que procesa el documento

6.2- QUIÉN RECIBE: Agregar, nombre del cliente o contacto indicado al momento de la venta

6.3- QUE ENVÍA: Agregar, breve descripción de lo que se envía

6.4- CANTIDAD DE PAQUETES: Indicar la cantidad de paquetes según envío

6.5- PESO / TAMAÑO: Agregar el peso o tamaño del paquete enviado

6.6- PRECIO DE ENVÍO: Asignar precio del envío, esto sí aplica.

6.7- RETIRO: Detallar la condición del retiro del envío

6.8- DIRECCIÓN: Agrega, la dirección del cliente puede ser otra a la registrada en la ficha del cliente. Está sujeta en función de la venta

6.9- TELÉFONO: Agregar, número de teléfono de la persona de contacto, quien retira el envío

6.10- ESTADO: Se cambia el estado del envío a: Recibido

6.11- Para finalizar, dar clic en el botón, PROCESAR

6.12- Clic en el botón, OK

6.13- Luego de procesar el ENVÍO, contamos las opciones para:

• • Imprimir guía

  • Imprimir código

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7- En relación con el uso de esta utilidad, se debe tomar en cuenta la condición de usuario, es decir ROL ASIGNADO

7.1- Con el ROL DUEÑO, le permitirá, editar la guía y cambiar el ESTADO

7.2- Con el ROL ADMINISTRADOR, no permite editar la guía creada, pero sí cambiar el ESTADO a cualquiera que corresponda

7.3- Con el ROL MENSAJERO, solamente le permitirá cambiar al ESTADO ENTREGADO

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8- Con el objeto de poder monitorear los envíos procesados, contamos con el siguiente reporte:

8.1- Ir a CLIENTES

8.2- Clic en la opción, HISTORIAL DE ENVÍOS

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Monitorear proceso, aplicar cambios o ajustes, (VER PASO A PASO)

9- En la ventana, HISTÓRICO DE ENVÍOS, aplicamos lo siguiente:

9.1- Seleccionar rango de fecha a consultar INICIO | FIN, es de vital importancia, colocar un día superior en fecha fin para aplicar exitosamente la consulta requerida

9.2- Se procede con la selección del TIPO DE ESTADO, esto para apreciar:

• TODOS

• RECIBIDO

• ENTREGADO

9.3- De igual manera, seleccionamos la BODEGA o LOCALIDAD requerida a la consulta

9.4- Clic en el botón CONSULTAR

9.5- Seguidamente, se listarán, todas las guías de envíos que se procesaron en el rango de consulta, en donde se apreciara, toda la información del cada registro

9.6- Adicionalmente, es posible seleccionar X documento, con el objeto de ver el detalle y aplicar modificaciones, esto si lo amerita

9.7- Clic en el botón VER

9.8- Se muestra la ventana, que contiene la información de la guía, acá es posible EDITAR y cambiar ESTADO, reimprimir guía y reimprimir código

9.9-Finalmente, es posible exportar los registros, según filtro aplicado, a un documento de tipo Excel.

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Finalmente, corresponde TERMINAR EL PROCESO, cobro de factura (si aplica) y entrega del envío, esto de la APP de Facturación. (VER PASO A PASO)

10- Ingresamos a la APP de Facturación

11- Seguidamente en el menú principal, Ir a “MENÚ FACTURAS”

12- En la ventana CREAR FACTURA, tocar la opción FACTURA C X C

13-En la ventana que se despliega a continuación, aplicamos el filtro de fecha INICIO y FIN, esto para procesar una búsqueda más efectiva y en función al día de trabajo

• • En fecha fin siempre recordar colocar un día superior a la fecha de la consulta

14- En esta sección, podemos procesar la búsqueda específica: Usando el número de documento, número de identificación o nombre del cliente

15- Clic en el botón BUSCAR FACTURA

16- Luego de finalizar la búsqueda del documento requerido, lo seleccionamos

17- En la ventana TOTALES DE FACTURA, se aprecia, directamente, lo relacionado con montos, en función de: Sub-Total, Descuento, Sub -Total Descuento, total Impuesto y Gran Total

18- En este apartado, procedemos con agregar el correo electrónico COPIA, solo si es requerido. Adicionalmente, se anexa la nota que detalla el motivo de la venta.

19- Navegamos hasta el final de la ventana, esto para ubicar el menú de opciones. Tocar el botón GUARDAR Y PAGAR

20- Se debe seleccionar LA FORMA DE PAGO, según lo acordado con el cliente

• • VER PASO A PASO

21- Tocar el botón PAGAR COMPLETO

22- Tocar el botón, VOLVER A FACTURA

23- Se observa que el pago se procesó correctamente

24- Enviar “Factura digital al correo de configurado en la ficha del cliente”

25- Se procede con la impresión del documento

26- Finalizado el proceso de cobro de la factura,

• • Clic en el botón VOLVER

27- Confirmar

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Regresamos al Menú Principal de la APP y tocamos el botón, ENVÍOS

28- En la ventana de ENVÍO, aplicamos el filtro de fecha para: INICIO y FIN

• • Importante recordar, siempre colocar un día superior a la fecha requerida para la consulta

29- En este apartado, procesamos la búsqueda de la guía. Dicha búsqueda, puede ser ejecuta, colocando directamente el número de la guía, tocando el botón con el símbolo de lupa o activando la cámara para realizar lectura del código de barras de la guía

30- Clic en el botón, BUSCAR DOCUMENTO

31- Terminada la búsqueda del documento, podemos observar, la información contenida en la guía

32- Clic en el botón, VER DOCUMENTO

33- Desplegar selección de estado

33- Seleccionar ENTREGADO

34- Clic en el botón, OK

35- Clic en el botón, FIRMA DIGITAL

36- Se le solicita al cliente que firme para validar el recibido

37- En caso de no quedar conforme con la FIRMA, se puede limpiar para aplicarla nuevamente

38- Clic en al botón ACEPTAR

39- Clic en el botón GUARDAR

40- Seguidamente, se despliega una ventana, indicando que se guardó correctamente los cambios procesados en la guía

41- Si es requerido, podemos reimprimir el documento

42- En esta sección, es posible agregar un correo electrónico diferente al que tiene configurado en la ficha del cliente, esto es, para enviar una copia de la guía al correo requerido

43- Desde este apartado, se realiza en envío digital, del documento procesado, esto por los siguientes medios:

• • Correo principal del cliente

  • WhatsApp

  • Telegram

44- Finalizado el proceso, tocar el botón, VOLVER, para ir al menú inicial y procesar nuevas guías

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VIDEO SOPORTE FUNCIONALIDAD ENVÍOS