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| DESK | DELIVERY

DETALLES GENERALES

Es un servicio de reparto que ofrecen las empresas de terceros, a los comercios de alimentos y bebidas (café, snack – bar, restaurantes, sodas, entre otros tipos de comercios de alimentación). Actualmente, el delivery, se convirtió en la nueva forma de consumo a nivel global.

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COMO FUNCIONA

• El consumidor final, realiza el pedido desde la propia plataforma del tercero

• La empresa prestadora del servicio toma el pedido y lo asigna a uno de sus repartidores

• La empresa de comercio de alimentación procesa el pedido según requerimiento

• El repartidor, ubica el pedido en el comercio de alimentación y válida el requerimiento del consumidor final

• Carga la mercancía adecuadamente en un contendor

• Aplica el reparto al domicilio del cliente, analizando la mejor ruta para garantizar una óptima entrega

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VENTAJAS

• Comodidad

• Ahorro de tiempo

• Mayor posibilidad de opciones (en pedidos y entrega)

• Oportunidad de crecimiento para los comercios

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PRINCIPALES empresas de servicio de reparto (terceros de entrega de alimentos)

• Podidos Ya

• Rappi

• Uberr Eats

• JustEat

• Delivery Hero

• Glovo

• Ifood

• DiDi

• Yummy

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ESCENARIO

Es de suma importancia mencionar que, actualmente, no contamos con un proceso dedicado para el manejo y control de todo lo referente a DELIVERY.

Sin embargo, podemos hacer uso de algunas utilidades activas y totalmente funcionales en sistemas, con las que podemos administrar lo facturado como DELIVERY, entre ellas, tenemos: Panel táctil, uso de mesas (punto de consumo), formas de pago, registros de afiliados, facturas por afiliados, facturación a crédito, N/C en ventas, historial de ventas.

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CONFIGURACIÓN GENERAL

1- Se debe ingresar al sistema de PV con un usuario de ROL dueño

2- Posteriormente, procedemos con la creación de una nueva FORMA DE PAGO

• Dicha forma de pago, la podemos nombrar: DELIVERY – empresa de servicio

• Para crear una forma de pago, ver paso a paso

• Es opcional, dado que no se aprecia en el reporte historial de ventas y la facturación, se recomienda, dejarla como CxC

• Si por X causa, se aplica el cobro del documento y se seleccionó la forma de pago delivery, se puede usar el reporte de movimiento específico

3- Luego, se debe crear y activar un nuevo punto de consumo (mesa) para el táctil

• La mesa, debe tener como nombre característico DELIVERY, si es gusto del cliente, se pueden crear los puntos de consumo según nombre de empresa prestadora del servicio

• Para crear mesas, ver paso a paso

4- Seguidamente, se debe registrar como cliente, la empresa prestadora del servicio DELIVERY (opcional)

5- Posteriormente, se agrega el cliente creado anteriormente como afiliado (requerido)

• Ubicamos la ruta: UTILIDADES | Mantenimiento | Afiliados

• Se despliega la ventana AFILIADOS FACTURAS, desde acá, es posible apreciar la lista de afiliados que ya están registrados en sistema, así como exportar la lista, aplicar ajustes y crear nuevos afiliados

6- Procedemos con el registro del afiliado, esto directamente en la ventana EXPEDIENTE AFILIADO

• Se agregan los datos generales: Código del afiliado, número de identificación, tipo de identificación, nombre del afiliado, dirección y teléfono

• Importante, marcar como ACTIVO

• Se habilita la condición de crédito, otorgando límite y tiempo

• Para finalizar, se marca la condición que usara el programa de referidos y se establece el % que este afiliado (empresa prestadora de servicio), va a retener en función a cada DELIVERY aplicado

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FACTURACIÓN – REPORTES

Alternativa 1

1- Ingresamos al sistema con el usuario dedicado para la facturación

2- Seleccionamos la funcionalidad TÁCTIL

3- Posteriormente, damos clic sobre la mesa de interés, en este caso DELIVERY

4- En la plantilla de facturación táctil, procedemos con:

• Agregar los datos del cliente (puede ser como cliente genérico, siempre y cuando no se tenga activa la opción de control de crédito)

• Luego se selecciona y se asigna a la factura, el afiliado que corresponda

• Seguidamente, se cargan los productos a ser facturados

5- Ya cargado y verificado cada producto a ser facturado según requerimiento, procedemos con finalizar el documento, aplicamos GUARDAR | EMITIR

6- Seleccionamos la forma de pago DELIVERY

7- Y se procesa el documento a crédito

8- Ya finalizada la gestión de ventas, podemos hacer uso del reporte FACTURAS POR AFILIADO

• Para acceder a este reporte, se requiere de un usuario con ROL dueño

• Seguidamente, ubicamos la ruta: UTILIDADES | Reportes | Facturas por Afiliados

• Para la consulta de información, se recomienda, usar fecha y nombre del afiliado

• Desde esta ventana, se puede ver, con detalle, cualquier factura contenida en la lista

• Adicionalmente, se puede exportar a un documento Excel, en donde se pueden aplicar nuevos filtros, esto con el objeto de desglosar el % retenido por la empresa prestadora del servicio DELIVERY, y así mostrar cuál sería la venta real que se tiene por cobrar

9- Partiendo del reporte anterior, lo usaremos como guía para aplicar las N/C a cada factura de la misma lista, recordando, que la venta se procesó sin restar lo referente al DELIVERY.

10- La N/C sería bajo el concepto CORRIGE MONTO, dicho monto es igual a: (Monto crédito * 10) /100

11- Es decir, se le quitará el total retenido por el tercero

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Alternativa 2

1- Usamos como base la configuración mencionada al inicio, agregando la particularidad, que el cliente que se configura en sistema, se le asigna un % de descuento

2- El objeto es deducir, por factura, el monto que apremia para efectos del DELIVERY

3- Se recomienda hacer uso de un usuario dedicado para la gestión de ventanas DELIVERY (colaborador)

4- La idea es que dicho usuario, tenga su propia gestión de caja

5- Luego de contar con la configuración general, podemos continuar directamente con la facturación

6- La gran diferencia, radica en que, al total facturado, ya no tendremos que aplicar deducciones por servicios de terceros (n/c que corrige monto)

7- De igual manera, el documento, debe quedar como factura a crédito,

8- Ya finalmente, aplicamos el uso del reporte FACTURAS POR AFILIADO, tomando en cuenta que no es requerido aplicar cálculos adicionales para aplicar la retención del servicio

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VIDEO PASO A PASO

LÍMITE DE LÍNEAS DE PRODUCTOS QUE PERMITE HACIENDA PARA QUE UNA FACTURA SALGA ACEPTADA

1. Detalles generales

El Ministerio de Hacienda, en el documento ANEXOS Y ESTRUCTURAS_V4.2 DOC ELECTRÓNICOS, establece el límite de detalle en la factura electrónica a un máximo de 60 líneas y en el tiquete electrónico a un máximo de 1000 líneas de detalle.

El equipo de soporte realizó pruebas de facturación, siguiendo lo establecido por Hacienda, y podemos mencionar que:

• El límite de líneas de productos que realmente acepta Hacienda para que una factura salga aceptada es de 58

• Esto quiere decir, que se debe recomendar para la carga de líneas de producto, (indistintamente, de la cantidad de existencias por producto), un máximo de 55 líneas. Garantizando, la aceptación del documento

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2. Escenario:

Qué hacer si el cliente, pregunta:

• Qué cantidad de líneas de productos que pueden ser cargados a la factura

• Procese una factura que contiene 99 líneas de productos, dicha factura que quedó con el estado de documento E.

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3. Solución: Compartir el siguiente SCRIPT

¡Hola xxx, te saluda xxxx! 👋

Gracias por comunicarte con el departamento de soporte Wolk Software 🚀

En relación con su inquietud, comento lo siguiente:

✅ El Ministerio de Hacienda, tiene estandarizado los elementos que componen la estructura de los documentos electrónicos, entre ellos, la cantidad de líneas de productos que pueden ser agregadas a la factura

✅ Se recomienda, agregar por factura un máximo de 55 líneas de productos, esto para evitar que la factura quede con el estado: *E* (Espera de respuesta)

✅ Si procesó una factura, que supera la cantidad de líneas para productos, se recomienda:

• Aplicar anulación de la factura afectada

• Generar nueva factura, tomando en cuenta el máximo de líneas por producto 55

• Este proceso se debe repetir hasta cumplir con el total de líneas de productos, según requerimiento.

Quedamos atentos en caso de requerir más información 🙌🏻

| BOLETERÍA | FACTURACIÓN COMO AGENTE

Para aplicar este proceso, debemos seguir los siguientes pasos:

1- Como primer punto, debemos contar con una BOLETERÍA configurada y un EVENTO activo

• Como crear una boletería. (VER PASO A PASO)

• Como crear un evento. (VER PASO A PASO)

2- Todo usuario registrado en sistema (COLABORADOR | ADMINISTRADOR | DUEÑO), tendrá acceso a la facturación de BOLETERÍA como AGENTE

3- Se debe validar que cada usuario que estará activo en BOLETERÍA como AGENTE, debe tener registrada la APERTURA DE CAJA (VER PASO A PASO)

4- Desde el navegador GOOGLE CHROME, tecleamos el URL de la BOLETERÍA que se usará para el EVENTO

5- En la parte inferior de la página, encontraremos los accesos directos a redes sociales, también, contaremos con el enlace a la facturación como AGENTE

• Clic en la palabra AGENTES

6- Se autoriza operación

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• Seguidamente, se despliega la ventana solicitando las credenciales de acceso al sistema

7- Ingresar usuario

8- Ingresar clave

9- Clic en el botón INICIAR SESIÓN

10- En caso de ser requerido, se puede hacer uso del botón VOLVER A BOLETERÍA para regresar a la ventana anterior.

11- Luego de acceder al sistema, se actualiza la ventana en donde se aprecia en la parte inferior de la misma que el USUARIO está activo como AGENTE en la boletería. Adicionalmente, en la misma ubicación, encontraremos la opción que nos permitirá cerrar la sesión activa.

12- Se debe seleccionar el evento

13- Ingresamos el número de documento de identidad del cliente

14- Clic en el botón SIGUIENTE

15- Luego de ingresar el # de documento del cliente, seleccionamos la ZONA

16- Clic en el botón SIGUIENTE

17- En este apartado, se puede apreciar el detalle de la compra y la disponibilidad de entradas

18- Se aplica la selección de aquellos asientos que requiere comprar el cliente

19- Clic en el botón SIGUIENTE

20- En caso de aplicar algún ajuste, clic en el botón VOLVER

21- Se puede observar el resumen de la compra

22- Se debe completar los datos del cliente

23- Clic en el botón REGISTRAR PAGO

24- Seguidamente, se despliega una ventana que indica que el pedido está confirmado

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• Luego de confirmar el pedido, se procesa la factura

25- Se validan los datos del cliente

26- La cantidad de entradas a facturar o agregar diferentes productos que se deseen facturar. 

27- Total del documento

28- Clic en el botón GUARDAR EMITIR

29- Seleccionar la forma de pago

30- Clic al botón pagar completo

31- El sistema despliega una ventana informativa, en donde se observa que el pago se procesó correctamente

32- Con este botón, procesamos la operación como un TIQUETE

33- En caso de ser requerido, con este botón se procesa la operación como FACTURA ELECTRÓNICA

• De igual manera, se cuenta con los botones para imprimir el documento y para aplicar el envío por correo

34- Clic en el botón regresar a boletería, esto para continuar con la venta de boletos

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VIDEO PASO A PASO

DESK FACTURACIÓN TÁCTIL Y ENVÍOS

Para hacer uso de esta utilidad, debemos seguir los siguientes pasos:

1- Como primer punto, tenemos el inicio de sesión al sistema con las credenciales correspondientes

1.1- ID WOLK

1.2- Nombre de usuario o número de identificación del usuario, esto según como corresponda el caso

1.3- Clave de acceso

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2- Como segundo punto, es preciso ubicar la plantilla de facturación táctil

2.1- Ir a FACTURAR

2.3- Desplegar, CREAR FACTURA

4.4- Clic en la opción, PLANTILLA TÁCTIL

2.4- Luego de ingresar a la plantilla de facturación táctil, aplicamos la búsqueda y selección del cliente al cual se requiere aplicar la facturación

2.5- Clic en el botón BUSCAR CLIENTE

2.6- En la ventana que se despliega a continuación, podemos aplicar la búsqueda, en función de: Nombre o número de identificación. Presionar la tecla, ENTER.

2.7- Dar doble clic, sobre el registro del cliente requerido

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3- Luego de seleccionar el cliente, procedemos con la carga de los productos a ser facturados

3.1- Indicar cantidades a facturar

3.2- Clic en el botón de la CATEGORÍA que contiene el producto a ser cargado a la factura

3.3- Clic sobre el producto a ser facturado

3.4- En este apartado, se puede apreciar, todos los productos cargados a la facturación

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4- Ya finalizada la carga de los productos a ser facturados, debemos aplicar, GUARDAR EMITIR

4.1- Se debe seleccionar la forma de pago (VER PASO A PASO)

4.2- Clic en el botón, PAGAR COMPLETO. Importante recordar, esto aplica según acuerdo con el cliente

4.3- Clic en el botón VOLVER A FACTURA

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5- Seguidamente, agregamos la OBSERVACIÓN que detalla el proceso

6- Clic en el botón, DETALLES ENVÍO. Este botón, solamente se ACTIVA, luego del aplicar, GUARDAR EMITIR

6.1- Nombre del colaborador de la empresa que procesa el documento

6.2- Nombre del cliente o contacto indicado al momento de la venta

6.3- Breve descripción de lo que se envía

6.4- Se indica la cantidad de paquetes según envío

6.5- Agregar el peso o tamaño del paquete enviado

6.6- En este campo, se signa el precio del envío, esto sí aplica.

6.7- Se detalla la condición del retiro del envío

6.8- Se agrega la dirección del cliente, puede ser otra a la registrada en la ficha del cliente. Está sujeta en función de la venta

6.9- Número de teléfono de la persona de contacto, quien retira el envío

6.10- Se cambia el ESTADO del envío a: Recibido

6.11- Para finalizar, dar clic en el botón, PROCESAR

6.12- Clic en el botón, OK

6.13- Luego de procesar el ENVÍO, contamos las opciones para:

• • Imprimir guía

  • Imprimir código

 

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VIDEO DESK FACTURACIÓN TÁCTIL Y ENVÍOS