La homologación de productos es un proceso mediante el cual, le enseñamos al sistema a interpretar o asociar los códigos y nombres de productos según recepción de compra, con los productos que se tienen registrados en sistema.
Para aplicar el proceso de homologación de productos, debemos garantizar que la funcionalidad RECEPCIÓN AUTOMÁTICA – CHECK HOMOLOGACIÓN se encuentra activa (VER PASO A PASO)
1- Iniciamos sesión
2- Ubicamos el menú | INVENTARIOS
3- Ir a “Inventario Principal”
4- Ir a “Inventario Principal”
5- En la ventana INVENTARIO, aplicamos la búsqueda del producto requerido, usando nombre o código
6- Clic en el botón, BUSCAR
7- Seguidamente, se selecciona el producto
8- Luego, damos clic en el botón, EDITAR
9- Se despliega la ventana, EXPEDIENTE PRODUCTO
10- Ubicamos la pestaña, HOMOLOGACIÓN DE PRODUCTOS
11- Se procede con la búsqueda y selección del PROVEEDOR
12- Se ingresa el CÓDIGO del producto según proveedor
13- Se agrega el NOMBRE del producto según proveedor
14- Clic en el botón PROCESAR
15- Confirmamos la operación
16- Clic en el botón, OK
17- En este apartado, podemos apreciar los elementos asociados al EXPEDIENTE del producto, en función de homologación, según proveedor
Observación: Es importante mencionar, que se puede repetir este proceso según se requiera
Esta funcionalidad permite recibir las facturas de compras, directamente en el sistema de PV.
Adicionalmente, aplica la homologación de productos y proveedores, partiendo de los XML de las facturas de compra y el registro de cada existencia para el producto correspondiente, de igual manera, se alimenta el histórico de compras y las cuentas por pagar
Para hacer uso de esta funcionalidad, es importante aplicar la verificación de dos pasos y la clave de aplicaciones en la cuenta de correo del cliente
En caso de requerir, aplicar una configuración diferente a: RECEPCIÓN AUTOMÁTICA – CHECK HOMOLOGACIÓN, puede consultar las siguientes modalidades en configuración:
Recepción automática, todo como compras, con creación de productos (VER PASO A PASO)
Luego de contar con el prerrequisito anterior, podemos aplicar el proceso de activación de dicha funcionalidad, para ello, debemos seguir los siguientes pasos:
1- Iniciar sesión en el PV
2- Ubicamos el menú | UTILIDADES
3- Ir a “Configuraciones”
4- Ir a “Parámetros de Sistema”
5- Ir a “Parámetros de Empresa”
6- En la ventana Información Empresa
7- Ir a la pestaña “Configuraciones”
8- Clic en el botón RECEPCIÓN DOCUMENTOS POR CORREO
9- Se ingresa la llave maestra
10- Clic en AUTORIZAR
11- Clic en el botón OK
12- En la ventana que se despliega ubicamos la pestaña: CONFIGURACIONES GENERALES
13- Habilitamos la opción RECEPCIÓN AUTOMÁTICA NIVEL DETALLADO DE CONTROL (Homologación)
14- Clic en el botón PROCESAR
15- Clic en el botón OK
16- Posteriormente, seleccionamos los permisos de edición, esto según se requiera
17- Clic en el botón PROCESAR
18- Clic en el botón OK
19- En la pestaña, CORREOS DE RECEPCIÓN
20- Seleccionamos el tipo de correo
21- Se agrega el servidor SMTP
22- Asignar LOCALIDAD
23- Se ingresa la cuenta de correo del cliente (dicha cuenta, debe tener activa la verificación de 2 pasos y la clave de aplicaciones)
24- Ingresamos la clave de aplicaciones
25- Se agrega el puerto
26- Clic en el botón PROCESAR
27- Clic en el botón OK
28- En este apartado, podemos apreciar todos aquellos correos configurados para esta funcionalidad
29- Se realiza una validación automática cada 30 minutos con el CORREO, ejecuta la lectura de la factura y aplica la funcionalidad. En caso dado, podemos aplicar dicha condición de manera manual.
En caso de requerir, aplicar una configuración diferente a: RECEPCIÓN AUTOMÁTICA – CHECK COMPRAS, puede consultar las siguientes modalidades en configuración:
Luego de contar con el prerrequisito anterior, podemos continuar con el proceso de activación de dicha funcionalidad, para ello, debemos seguir los siguientes pasos:
1- Iniciamos sesión en el PV
2- Ubicamos el MENÚ | UTILIDADES
3- Ir a “Configuraciones”
4- Ir a “Parámetros de Sistema”
5- Ir a “Parámetros de Empresa”
6- En la ventana Información Empresa
7- Ir a la pestaña “Configuraciones”
8- Clic en el botón RECEPCIÓN DOCUMENTOS POR CORREO
9- Se ingresa la llave maestra
10- Clic en AUTORIZAR
11- Clic en el botón OK
12- En la ventana que se despliega a continuación, ubicamos la pestaña: CONFIGURACIONES GENERALES
13- Habilitamos la opción RECEPCIÓN AUTOMÁTICA TODO COMO COMPRAS
14- Clic en el botón PROCESAR
15- Clic en el botón OK
16- En la pestaña CORREOS DE RECEPCIÓN
17- Seleccionamos el tipo de correo
18- Se agrega el servidor SMTP
19- Asignar LOCALIDAD
20- Se ingresa la cuenta de correo del cliente (dicha cuenta, debe tener activa la verificación de 2 pasos y la clave de aplicaciones)
21- Ingresamos la clave de aplicaciones
22- Se agrega el puerto
23- Clic en el botón PROCESAR
24- Clic en el botón OK
25- En este apartado podemos apreciar el o los correos configurados para esta funcionalidad
26- Importante mencionar, que dicho proceso se ejecuta automáticamente cada 30 minutos
27- También contamos con la posibilidad de procesar la utilidad de manera manual. Para ello, debemos dar DOBLE clic sobre el correo y posteriormente al botón, CONECTAR Y PROCESAR
28- La funcionalidad está con la condición RECEPCIÓN AUTOMÁTICA TODO COMO COMPRAS. Lo que afecta al expediente de cada proveedor ya creado en sistema, es decir, activa el CHECK enviar documento de gastos y facturas de compras.
Desde el mismo expediente del proveedor, es posible cambiar esta condición, dependiendo de lo que se requiera
9- De igual manera, se procede con la configuración de los ESTADOS: (VER PASO A PASO)
10- Para finalizar, es requerida la creación de un usuario adicional, que tenga el ROL de MENSAJERO, esto para que cuente con los permisos requeridos desde la APP para procesar las entregas de los ENVÍOS.
11- Luego de aplicado los ajustes correspondientes, podemos hacer uso de la FUNCIONALIDAD ENVÍOS (VER PASO A PASO)
2- Como segundo punto, es preciso ubicar la plantilla de facturación táctil
2.1- Ir a FACTURAR
2.3- Desplegar, CREAR FACTURA
2.4- Clic en la opción, PLANTILLA TÁCTIL
2.5- Luego de ingresar a la plantilla de facturación táctil, aplicamos la búsqueda y selección del cliente al cual se requiere aplicar la facturación
2.6- En caso de requerir crear nuevo cliente (VER PASO A PASO)
2.7- Clic en el botón, BUSCAR CLIENTE
2.8- En la ventana que se despliega a continuación, podemos aplicar la búsqueda, en función de: Nombre o número de identificación. Presionar la tecla, ENTER.
2.9- Dar doble clic, sobre el registro del cliente requerido
3- Luego de seleccionar el cliente, procedemos con la carga de los productos a ser facturados
3.1- Indicar cantidades a facturar
3.2- Clic en el botón de la CATEGORÍA que contiene el producto a ser cargado a la factura
3.3- Clic sobre el producto a ser facturado
3.4- A continuación, se puede apreciar, todos los productos cargados a la facturación
4- Ya finalizada la carga de los productos a ser facturados, debemos aplicar, GUARDAR EMITIR
4.2- Clic en el botón, PAGAR COMPLETO. Importante recordar, esto aplica según acuerdo con el cliente
4.3- Clic en el botón VOLVER A FACTURA
5- Seguidamente, agregamos la OBSERVACIÓN que detalla el proceso
6- Clic en el botón, DETALLES ENVÍO. Este botón, solamente se ACTIVA, luego del aplicar, GUARDAR EMITIR
6.1- QUIÉN ENVÍA: Agregar, nombre del colaborador de la empresa que procesa el documento
6.2- QUIÉN RECIBE: Agregar, nombre del cliente o contacto indicado al momento de la venta
6.3- QUE ENVÍA: Agregar, breve descripción de lo que se envía
6.4- CANTIDAD DE PAQUETES: Indicar la cantidad de paquetes según envío
6.5- PESO / TAMAÑO: Agregar el peso o tamaño del paquete enviado
6.6- PRECIO DE ENVÍO: Asignar precio del envío, esto sí aplica.
6.7- RETIRO: Detallar la condición del retiro del envío
6.8- DIRECCIÓN: Agrega, la dirección del cliente puede ser otra a la registrada en la ficha del cliente. Está sujeta en función de la venta
6.9- TELÉFONO: Agregar, número de teléfono de la persona de contacto, quien retira el envío
6.10- ESTADO: Se cambia el estado del envío a: Recibido
6.11- Para finalizar, dar clic en el botón, PROCESAR
6.12- Clic en el botón, OK
6.13- Luego de procesar el ENVÍO, contamos las opciones para:
Imprimir guía
Imprimir código
7- En relación con el uso de esta utilidad, se debe tomar en cuenta la condición de usuario, es decir ROL ASIGNADO
7.1- Con el ROL DUEÑO, le permitirá, editar la guía y cambiar el ESTADO
7.2- Con el ROL ADMINISTRADOR, no permite editar la guía creada, pero sí cambiar el ESTADO a cualquiera que corresponda
7.3- Con el ROL MENSAJERO, solamente le permitirá cambiar al ESTADO ENTREGADO
8- Con el objeto de poder monitorear los envíos procesados, contamos con el siguiente reporte:
8.1- Ir a CLIENTES
8.2- Clic en la opción, HISTORIAL DE ENVÍOS
Monitorear proceso, aplicar cambios o ajustes, (VER PASO A PASO)
9- En la ventana, HISTÓRICO DE ENVÍOS, aplicamos lo siguiente:
9.1- Seleccionar rango de fecha a consultar INICIO | FIN, es de vital importancia, colocar un día superior en fecha fin para aplicar exitosamente la consulta requerida
9.2- Se procede con la selección del TIPO DE ESTADO, esto para apreciar:
TODOS
RECIBIDO
ENTREGADO
9.3- De igual manera, seleccionamos la BODEGA o LOCALIDAD requerida a la consulta
9.4- Clic en el botón CONSULTAR
9.5- Seguidamente, se listarán, todas las guías de envíos que se procesaron en el rango de consulta, en donde se apreciara, toda la información del cada registro
9.6- Adicionalmente, es posible seleccionar X documento, con el objeto de ver el detalle y aplicar modificaciones, esto si lo amerita
9.7- Clic en el botón VER
9.8- Se muestra la ventana, que contiene la información de la guía, acá es posible EDITAR y cambiar ESTADO, reimprimir guía y reimprimir código
9.9-Finalmente, es posible exportar los registros, según filtro aplicado, a un documento de tipo Excel.
Finalmente, corresponde TERMINAR EL PROCESO, cobro de factura (si aplica) y entrega del envío, esto de la APP de Facturación. (VER PASO A PASO)
10- Ingresamos a la APP de Facturación
11- Seguidamente en el menú principal, Ir a “MENÚ FACTURAS”
12- En la ventana CREAR FACTURA, tocar la opción FACTURA C X C
13-En la ventana que se despliega a continuación, aplicamos el filtro de fecha INICIO y FIN, esto para procesar una búsqueda más efectiva y en función al día de trabajo
En fecha fin siempre recordar colocar un día superior a la fecha de la consulta
14- En esta sección, podemos procesar la búsqueda específica: Usando el número de documento, número de identificación o nombre del cliente
15- Clic en el botón BUSCAR FACTURA
16- Luego de finalizar la búsqueda del documento requerido, lo seleccionamos
17- En la ventana TOTALES DE FACTURA, se aprecia, directamente, lo relacionado con montos, en función de: Sub-Total, Descuento, Sub -Total Descuento, total Impuesto y Gran Total
18- En este apartado, procedemos con agregar el correo electrónico COPIA, solo si es requerido. Adicionalmente, se anexa la nota que detalla el motivo de la venta.
19- Navegamos hasta el final de la ventana, esto para ubicar el menú de opciones. Tocar el botón GUARDAR Y PAGAR
20- Se debe seleccionar LA FORMA DE PAGO, según lo acordado con el cliente
23- Se observa que el pago se procesó correctamente
24- Enviar “Factura digital al correo de configurado en la ficha del cliente”
25- Se procede con la impresión del documento
26- Finalizado el proceso de cobro de la factura,
Clic en el botón VOLVER
27- Confirmar
Regresamos al Menú Principal de la APP y tocamos el botón, ENVÍOS
28- En la ventana de ENVÍO, aplicamos el filtro de fecha para: INICIO y FIN
Importante recordar, siempre colocar un día superior a la fecha requerida para la consulta
29- En este apartado, procesamos la búsqueda de la guía. Dicha búsqueda, puede ser ejecuta, colocando directamente el número de la guía, tocando el botón con el símbolo de lupa o activando la cámara para realizar lectura del código de barras de la guía
30- Clic en el botón, BUSCAR DOCUMENTO
31- Terminada la búsqueda del documento, podemos observar, la información contenida en la guía
32- Clic en el botón, VER DOCUMENTO
33- Desplegar selección de estado
33- Seleccionar ENTREGADO
34- Clic en el botón, OK
35- Clic en el botón, FIRMA DIGITAL
36- Se le solicita al cliente que firme para validar el recibido
37- En caso de no quedar conforme con la FIRMA, se puede limpiar para aplicarla nuevamente
38- Clic en al botón ACEPTAR
39- Clic en el botón GUARDAR
40- Seguidamente, se despliega una ventana, indicando que se guardó correctamente los cambios procesados en la guía
41- Si es requerido, podemos reimprimir el documento
42- En esta sección, es posible agregar un correo electrónico diferente al que tiene configurado en la ficha del cliente, esto es, para enviar una copia de la guía al correo requerido
43- Desde este apartado, se realiza en envío digital, del documento procesado, esto por los siguientes medios:
Correo principal del cliente
WhatsApp
Telegram
44- Finalizado el proceso, tocar el botón, VOLVER, para ir al menú inicial y procesar nuevas guías
