NO USAR EN EL CÓDIGO DE LA LOCALIZACIÓN, ESPACIOS Y CARACTERES ESPECIALES

DETALLES GENERALES

Soporte avanzado, recomienda no hacer uso de espacios y caracteres especiales, en cualquier código creado en sistema.

Esto puede generar conflictos al momento de aplicar búsqueda de productos de inventario, en la APP de Facturación.

MENSAJE: No se encontró ningún producto

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ESCENARIO

Qué hacer si el cliente, reporta:

• Intento agregar productos en la facturación APP y siempre se muestra el mensaje: No se encontró ningún producto

• Aplico el proceso de búsqueda de productos en la facturación APP de facturación y no encuentra nada

• Tengo problemas al facturar, los códigos no salen

• Intento facturar y los productos y el sistema muestra el siguiente mensaje: No se encontró ningún producto

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SOLUCIÓN

1. Primer paso

• Se comparte vía WhatsApp, el Script # 1

• Basado en cualquiera de los posibles escenarios comentados anteriormente, se procede con ingresar al ID del cliente y aplicar la consulta del reporte LOCALIZACIONES

• Luego, se verifica cada una de las localizaciones registradas en sistema. Teniendo, especial cuidado en el CÓDIGO de la LOCALIZACIÓN

• Si en dicho código, se observa el uso de espacios y caracteres especiales, esto genera un conflicto al momento de procesar las consultas de inventario. Por tal motivo, es la causa de inconveniente reportado por el cliente

  • En caso contrario (el código no usa caracteres especiales ni espacios), se debe identificar que entorno usa y el proceso que ejecuta para la búsqueda de productos en la facturación

  • Ver Script # 4 – 7

• Se debe validar en el sistema de gestión, si existe un caso creado y abierto para la solicitud

• Si no existe el caso, se procede a crear uno (VER uso sistema de gestión)

• Al final del artículo, está un ejemplo para escalar el requerimiento

• Seguidamente, se comparte vía WhatsApp, el Script # 2

1. Segundo paso

• Ya atendido el caso por soporte avanzado, procedemos con la respectiva verificación

• Se ingresa al ID del cliente y validamos que el cambio solicitado se encuentra aplicado

• Seguidamente, se realiza una búsqueda y selección de producto, esto desde: App, Desk y WEB

• Finalizada la verificación de la resolución del caso, se debe notificar al cliente sobre lo apreciado. Compartir el Script # 3

• Actualizar y cerrar caso

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OBSERVACIÓN

Si soporte avanzado, no tiene disponibilidad de tiempo para aplicar la atención del caso, se procede con lo siguiente:

• Ingresar al ID del cliente para descargar los reportes de:

  • Categorías

  • Unidades de medida

  • Localizaciones

  • Inventario por BODEGA (todas las registradas en sistema) y

  • El listado de proveedores

• Los reportes descargados, se deben guardar en la carpeta del caso

• Posteriormente, se prepara la plantilla de migración, tomando como base los reportes descargados anteriormente

• En la pestaña de LOCALIZACIONES de la plantilla de migración, se debe cargar las localidades aplicando la respectiva corrección en el código de cada localidad afectada

• Se completa la plantilla de migración y se valida que no contenga errores

• Posteriormente, en un ID de PRUEBAS, se simula la condición de las bodegas

• Se registra, manualmente, las LOCALIZACIONES, con el mismo código afectado para cada una de ellas

• Luego, se crean varios productos en dichas localidades

• Ya terminado de preparar el ambiente de pruebas, iniciamos el proceso de migración (VER PASO A PASO), usando la plantilla preparada con el ID de pruebas

• Saltar hoja de migrar categorías

• Saltar hoja de unidades de medidas

• Saltar hoja de migrar localizaciones

• Saltar la hoja, migrar proveedores

• Antes de procesar la hoja INVENTARIO DE PRODUCTOS, debemos limpiar todos los registros existentes en las LOCALIZACIONES, que tienen el Código erróneo, ejemplo: BODEGA #1

• Se autoriza la operación

• Seguidamente, seleccionamos aquellas LOCALIZACIONES, que presentan la condición ya comentada anteriormente, esto para procesar la eliminación de todos los productos contenidos en dichas BODEGAS

• Finalizada la carga de la hoja de productos de inventario,

• Saltamos las siguientes hojas

• Ya contamos con el inventario cargado en las bodegas con los códigos corregidos

• Corresponde, eliminar las localizaciones, para ello, se usa la misma plantilla de migración, se debe saltar las hojas que no interesan, hasta llegar a localización

• Acá, aplicamos la limpieza (borrar las localidades)

• Directamente en el PV de escritorio, validamos que no existen ninguna bodega creada en sistema

• Si no son muchas las bodegas, procedemos a crearlas manualmente, en caso contrario, usamos la plantilla de migración

• Luego de terminar con este proceso, verificamos aplicando búsqueda de producto en la facturación

• Posteriormente, se notifica al cliente para luego actualizar y cerrar el caso

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Script # 1

¡Hola XXXXX, te saluda XXXXXXx! 👋

Gracias por comunicarte con el departamento de soporte Wolk Software 🚀

En un momento estaremos atendiendo tu solicitud. 😃

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Script # 2 (Crear caso en sistema de gestión)

XXXXXX, gracias por su tiempo en espera

✅ En relación con su requerimiento, comento que fue tomado bajo el *# de caso: xxxxxx*

✅ Su solicitud será atendida a la brevedad posible.

✅ Al contar con actualizaciones sobre su caso, le estaremos informando

Quedamos atentos y a la orden 🙌🏻

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Script # 3 (Cierre de caso)

¡Hola XXXXX, te saluda XXXXXXx! 👋 del departamento de soporte Wolk Software 🚀

En esta oportunidad, le contacto, para notificarle:

✅ Su solicitud con *# de caso: xxxxxx* (título del caso)

✅ Por favor valide y nos comenta

✅ En ca so de requerir mayor información, con gusto podemos planificar una sesión virtual, para aclarar cualquier posible inquietud

Cualquier otra consulta, estamos atentos y a la orden 🙌🏻

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Script # 4

XXXXXX, para aplicar la respectiva verificación en sistema, requerimos, nos comparta la siguiente información:

✅ Con qué usuario, se presenta el detalle reportado

✅ Qué *BODEGA*, tiene asignada

✅ Bajo que entorno, aplica el proceso de facturación

• Facturación electrónica, (WEB)
• PV y facturación Wolk (Escritorio)
• App de facturación Wolk (Aplicación móvil)

Quedamos atentos 😁

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Script # 5 (Validar proceso de búsqueda de producto en facturación APP)

Gracias por compartir la información,

✅ Puede validar que el proceso de búsqueda del producto, al momento de la facturación, se está ejecutando correctamente

✅ Le comparto el paso a paso

✅ https://wolksoftcr.com/knowledge-base/factura-nueva-buscar-un-producto-app/

✅ Si es requerido, por favor nos facilita conexión remota *AnyDesk*, gracias

Quedamos atentos 🙌🏻

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Script # 6 (Validar proceso de búsqueda de producto en facturación WEB)

Gracias por compartir la información,

✅ Puede validar que el proceso de búsqueda del producto, al momento de la facturación, se está ejecutando correctamente

✅ Le comparto el paso a paso

✅ https://wolksoftcr.com/knowledge-base/buscar-un-producto-en-la-factura-web/

✅ Si es requerido, por favor nos facilita conexión remota *AnyDesk*, gracias

Quedamos atentos 🙌🏻

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Script # 7 (Validar proceso de búsqueda de producto en facturación DESK)

Gracias por compartir la información,

✅ Puede validar que el proceso de búsqueda del producto, al momento de la facturación, se está ejecutando correctamente

✅ Le comparto el paso a paso

✅ https://wolksoftcr.com/knowledge-base/buscar-un-producto-en-la-factura-desk/

✅ Si es requerido, por favor nos facilita conexión remota *AnyDesk*, gracias

Quedamos atentos 🙌🏻

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EJEMPLO DE REPORTE DE CASO A SOPORTE AVANZADO

• Asunto: PV PROD | CAMBIO DE COD. EN LOCALIZACIONES

• Escalado a: Soporte Avanzado

XX 00-00-0000

COMENTARIOS:

1- Cliente realizo contacto vía WhatsApp

2- Datos del contacto

3- En el ID XXXX, existen X localidades que, en su código, tiene en espacio y carácter especial #

3.1- BODEGA #1

3.2- BODEGA #2

3.3- BODEGA #3

4- Esta condición en código de LOCALIDAD afecta en la búsqueda de productos al momento de la facturación

5- Siempre despliega una ventana que indica: No se encontró ningún producto

6- Se requiere la ayuda de soporte avanzado, para realizar el cambio de código a las localidades mencionadas, el nuevo código para cada una debe ser:

6.1- BODEGA1

6.2.- BODEGA2

6.3- BODEGA3

7- Se adjunta Excel de: Localizaciones e Inventario

PENDIENTES:

1- La solicitud es requerida con urgencia

2-Aplicar cambio en código a las localidades indicadas mencionadas en el punto 3 de comentarios

3- Los nuevos códigos para las localidades se mencionan en el punto 6 de comentarios

4- Verificar cambios aplicados

5- Informar al cliente

6- Actualizar y cerrar caso

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VIDEO PASO A PASO

¿QUÉ HAGO CUANDO HAY IRREGULARIDADES EN LAS EXISTENCIAS, PRODUCTOS COMPUESTOS?

DETALLES GENERALES

Si se presentan irregularidades con las existencias de los productos de X inventario, se debe aplicar verificación en los productos simples y compuestos, de igual manera, es preciso, analizar sus movimientos (entradas | salidas)

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ESCENARIO

Qué hacer si el cliente, reporta:

• Estoy observando irregularidades con las existencias del inventario en el sistema

• Por qué tengo aumento excesivo de un producto

• No entiendo, por qué tengo productos con existencias en negativo

• El sistema está presentando inconsistencias en las existencias de los productos

• El inventario no me cuadra con las existencias reales de mi bodega

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SOLUCIÓN 

1- Como primer paso, se debe identificar:

• Cuáles son los productos afectados,

• A qué bodega pertenecen

• Cuál es la existencia real de los productos

• Qué productos, son compuestos y cuáles son simples

2- Si en el primer contacto, el cliente no hace referencia a lo comentando en el punto anterior, se debe compartir el Script # 1

3- Luego que el cliente, comparta la información requerida, se debe validar en el sistema de gestión, si existe un caso creado y abierto para la solicitud

4- Si no existe el caso, se procede a crear uno (VER, uso: Sistema de gestión)

5- Seguidamente, se comparte vía WhatsApp, el Script # 2

6- Se procede con la verificación del inventario:

• Se debe validar en la ficha de cada producto, si se encuentra ACTIVO y qué existencia tiene, de igual manera, que tipo de producto es: Simple o compuesto

• Se recomienda chequear cada pestaña del expediente, esto con el objeto de descartar cualquier posible irregularidad

• Luego, se exporta a un documento Excel, el reporte de movimiento de producto simples, esto para cada uno de los productos, aplicando la consulta, en función de: Código del producto, localidad y fecha (inicio | fin)

• Seguidamente, se analiza cada movimiento en entradas y salidas para identificar la posible anomalía

• Es importante mencionar que, si algunos de los productos son de tipo COMPUESTO, se debe tomar en cuenta que al aplicar una carga de inventario por: ORDEN DE ENTRADA o FACTURA POR COMPRA, este afectará a las existencias de los productos que lo componen (productos simples).

• De presentarse la condición expuesta anteriormente, se debe hacer uso del reporte de movimiento de productos compuestos, esto para validar el registro aplicado

• Ya finalizado el análisis del inventario, se debe notificar al cliente sobre lo apreciado

• En caso de ser requerido, se le ofrece una sesión virtual para explicar con detalle el cómo se determinó la causa de la inconsistencia reportada

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SCRIPT # 1

¡Hola XXXXX, te saluda XXXXXXx! 👋

Gracias por comunicarte con el departamento de soporte Wolk Software 🚀

Para aplicar la respectiva verificación en sistema, requerimos, nos comparta la siguiente información:

✅ Cuáles son los códigos de los productos afectados

✅ A qué *BODEGA*, pertenecen

✅ Cuál es la existencia real de cada producto afectado

✅ Identifique, qué productos son compuestos y cuáles son simples

Quedamos atentos 😁

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SCRIPT  # 2

XXXXXXX, gracias por tiempo en espera

✅ En relación con su requerimiento, comento que fue tomado bajo el *# de caso: xxxxxx*

✅ Su solicitud será atendida a la brevedad posible.

✅ Al contar con actualizaciones sobre su caso, le estaremos informando

Quedamos atentos y a la orden 🙌🏻

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OBSERVACIONES

• En caso de registrar una carga o descarga de inventario para uno de los productos simples, se debe recordar que esta operación, afectara las existencias totales del PRODUCTO PADRE

• Para hacer uso del reporte de movimiento de productos compuestos, debemos seguir los siguientes pasos:

1- Ingresar al sistema PV – Desk, con usuario ROL (administrador – dueño)

2- Seguidamente, se ubica la ruta del reporte:

• INVENTARIO | Inventario Principal | Reportes de Inventario | Movimientos de Productos Compuestos

3- En la ventana del reporte, se aplican los filtros requeridos para la consulta

4- Finalmente, se puede observar los movimientos de los productos que componen EL PRODUCTO PADRE

5- Este reporte, puede ser exportado a un archivo Excel, desde dicho archivo, es posible generar nuevos filtros para aplicar un seguimiento más detallado

NOTA:

• Si aplicamos consulta de movimiento a cualquiera de los productos simples, según lista del reporte anterior y utilizando el reporte de Movimiento de Productos Simples, no se verá reflejado el movimiento

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| DESK | INVENTARIO – (CANTIDAD DE PRODUCTOS EN ORDEN DE ENTRADA O SALIDA)

1- Detalles generales

• Inicialmente, el sistema permitía la carga de solo 99 líneas de productos por orden de entrada / salida, lo que implicaba generar un nuevo documento en caso de pasar dicho límite.

• En la versión actual del sistema, NO EXISTE LÍMITE en la carga de líneas de productos para el proceso Órdenes de Entrada / Salida. Dicha condición, está confirmada por el equipo de Soporte Avanzado

• Se adjunta una prueba de Orden de Entrada, en la que tiene registrado más 300 líneas de productos

• Esto quiere decir, que se puede aplicar dicho proceso con total libertad, de igual manera, se recomienda a los clientes procesar los documentos en bloques de 100 o 150 líneas de productos, esto por mayor comodidad y también para minimizar los posibles errores en la carga del documento

• El proceso de Órdenes de Entrada / Salida, lo podemos apreciar en el siguiente artículo (VER PASO A PASO)

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2. Escenario:

Qué hacer si el cliente, pregunta:

• Qué cantidad de líneas de productos pueden ser cargadas en una orden de entrada

• Qué cantidad de líneas de productos pueden ser cargadas en una orden de salida

• Existe algún límite

• Como realizo la carga y descarga de inventario

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3. Solución: Compartir el siguiente SCRIPT

¡Hola XXXXX, te saluda XXXXXXx! 👋

Gracias por comunicarte con el departamento de soporte Wolk Software 🚀

En relación con su inquietud, comento lo siguiente:

✅ Para el proceso _Órdenes de entrada / salida_, *no existe límite* en la carga de líneas de productos, es decir, puede aplicar dicha operación, sin restricción alguna

✅ Sin embargo, es recomendado procesar las órdenes de entrada / salida, en bloque 100 o 150 líneas de productos, esto por comodidad y orden

✅ Para aplicar el proceso de orden de entrada o salida, le comparto el siguiente enlace de nuestra biblioteca virtual Aprenda Fácil

https://wolksoftcr.com/knowledge-base/ordenes-de-entrada-y-salida-desk/

Cualquier otra consulta, atentos y a la orden 😁

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| DESK | ÓRDENES DE ENTRADA Y SALIDA

Para aplicar el proceso de órdenes de: Entra o salida, (según acción requerida), se deben seguir los siguientes pasos:

1- En primera instancia, se debe ingresar al sistema de PV y Facturación Wolk (entorno – escritorio)

• • ID de la empresa

  • USUARIO (ROL: DUEÑO – ADMINISTRADOR)

  • Clave

  • Clic en el botón, INICIAR SESIÓN

2- Se selecciona el menú, INVENTARIO

3- Ir a la opción, INVENTARIO PRINCIPAL

4- Clic en la opción, ENTRADAS | SALIDAS

5- Seguidamente, se despliega la ventana: Entradas y Salidas directas. Es importante mencionar que las operaciones procesadas desde esta ventana no afectaran las cuentas, solo al inventario, (existencia de cada producto)

6- En este espacio, es posible aplicar la selección de fecha, se debe colocar siempre un día superior a la fecha requerida en la consulta

7- Acá podemos aplicar el filtro para seleccionar el tipo de documento que se requiere ver en la consulta: TODOS, ENTRADAS, SALIDAS

8- Este botón, permite procesar la consulta, esto según filtro aplicado

9- En este apartado, se podrá apreciar las operaciones según condición de filtro aplicado

10- Con los siguientes botones, se podrá realizar:

• Añadir: Crear nuevas órdenes de: Entra o salida

• Ver: Muestra en pantalla, las operaciones de entrada o salida que se seleccionó aplicando los filtros

• Exportar: Permite descargar el reporte en documento Excel

• Salir: Cierra la ventana, Entradas y Salidas Directas

11- Luego, deberemos de presionar “Añadir” y escoger un tipo de orden:

• • Órdenes de entrada (para agregar inventario)

  • Órdenes de salida (para sacar inventario)

12- Una vez seleccionamos el tipo de orden, deberemos de seleccionar el tipo de entrada/salida

13- Luego, ingresamos una observación o descripción del movimiento de inventario que se hará, y presionamos “generar orden” para proceder a ingresar los productos que entrarán o saldrán

14- Clic en el botón, GENERAR ORDEN

15- Luego de aplicar generar orden, podremos pasar a la parte inferior, donde podremos seleccionar los productos que se cargarán

16- Al hacer clic en el botón “Elegir | Productos Origen” veremos una lista de productos que podremos cargar. Además de tener la opción de buscar el nombre del producto, escribiéndolo en la parte de arriba y presionando “Enter”

17- Una vez seleccionamos el producto, deberemos de poner la cantidad que entrará o saldrá y presionar el botón (+) o Enter

18- Si es requerido eliminar un producto ya cargado, solamente deberemos seleccionar el producto de la lista inferior y seguidamente presionar el botón (–) para eliminarlo

19 Una vez se cargue un producto en la orden de entrada/salida automáticamente, esa cantidad de ese código se agregará / eliminará al Inventario

Así, de esta manera, se aplica el proceso de orden de entrada / salida

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VIDEO PASO A PASO

| DESK | INVENTARIO – EXPEDIENTE DEL PRODUCTO

La homologación de productos es un proceso mediante el cual, le enseñamos al sistema a interpretar o asociar los códigos y nombres de productos según recepción de compra, con los productos que se tienen registrados en sistema.

Para aplicar el proceso de homologación de productos, debemos garantizar que la funcionalidad RECEPCIÓN AUTOMÁTICA – CHECK HOMOLOGACIÓN se encuentra activa (VER PASO A PASO)

1- Iniciamos sesión

2- Ubicamos el menú | INVENTARIOS

3- Ir a “Inventario Principal”

4- Ir a “Inventario Principal”

5- En la ventana INVENTARIO, aplicamos la búsqueda del producto requerido, usando nombre o código

6- Clic en el botón, BUSCAR

7- Seguidamente, se selecciona el producto

8- Luego, damos clic en el botón, EDITAR

9- Se despliega la ventana, EXPEDIENTE PRODUCTO

10- Ubicamos la pestaña, HOMOLOGACIÓN DE PRODUCTOS

11- Se procede con la búsqueda y selección del PROVEEDOR

12- Se ingresa el CÓDIGO del producto según proveedor

13- Se agrega el NOMBRE del producto según proveedor

14- Clic en el botón PROCESAR

15- Confirmamos la operación

16- Clic en el botón, OK

17- En este apartado, podemos apreciar los elementos asociados al EXPEDIENTE del producto, en función de homologación, según proveedor

Observación: Es importante mencionar, que se puede repetir este proceso según se requiera

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VIDEO PASO A PASO