¿QUÉ HAGO CUANDO HAY IRREGULARIDADES EN LAS EXISTENCIAS, PRODUCTOS COMPUESTOS?
DETALLES GENERALES
Si se presentan irregularidades con las existencias de los productos de X inventario, se debe aplicar verificación en los productos simples y compuestos, de igual manera, es preciso, analizar sus movimientos (entradas | salidas)
ESCENARIO
Qué hacer si el cliente, reporta:
Estoy observando irregularidades con las existencias del inventario en el sistema
Por qué tengo aumento excesivo de un producto
No entiendo, por qué tengo productos con existencias en negativo
El sistema está presentando inconsistencias en las existencias de los productos
El inventario no me cuadra con las existencias reales de mi bodega
SOLUCIÓN
1- Como primer paso, se debe identificar:
Cuáles son los productos afectados,
A qué bodega pertenecen
Cuál es la existencia real de los productos
Qué productos, son compuestos y cuáles son simples
2- Si en el primer contacto, el cliente no hace referencia a lo comentando en el punto anterior, se debe compartir el Script # 1
3- Luego que el cliente, comparta la información requerida, se debe validar en el sistema de gestión, si existe un caso creado y abierto para la solicitud
5- Seguidamente, se comparte vía WhatsApp, el Script # 2
6- Se procede con la verificación del inventario:
Se debe validar en la ficha de cada producto, si se encuentra ACTIVO y qué existencia tiene, de igual manera, que tipo de producto es: Simple o compuesto
Se recomienda chequear cada pestaña del expediente, esto con el objeto de descartar cualquier posible irregularidad
Luego, se exporta a un documento Excel, el reporte de movimiento de producto simples, esto para cada uno de los productos, aplicando la consulta, en función de: Código del producto, localidad y fecha (inicio | fin)
Seguidamente, se analiza cada movimiento en entradas y salidas para identificar la posible anomalía
Es importante mencionar que, si algunos de los productos son de tipo COMPUESTO, se debe tomar en cuenta que al aplicar una carga de inventario por: ORDEN DE ENTRADA o FACTURA POR COMPRA, este afectará a las existencias de los productos que lo componen (productos simples).
De presentarse la condición expuesta anteriormente, se debe hacer uso del reporte de movimiento de productos compuestos, esto para validar el registro aplicado
Ya finalizado el análisis del inventario, se debe notificar al cliente sobre lo apreciado
En caso de ser requerido, se le ofrece una sesión virtual para explicar con detalle el cómo se determinó la causa de la inconsistencia reportada
SCRIPT # 1
¡Hola XXXXX, te saluda XXXXXXx! 👋
Gracias por comunicarte con el departamento de soporte Wolk Software 🚀
Para aplicar la respectiva verificación en sistema, requerimos, nos comparta la siguiente información:
✅ Cuáles son los códigos de los productos afectados
✅ A qué *BODEGA*, pertenecen
✅ Cuál es la existencia real de cada producto afectado
✅ Identifique, qué productos son compuestos y cuáles son simples
Quedamos atentos 😁
SCRIPT # 2
XXXXXXX, gracias por tiempo en espera
✅ En relación con su requerimiento, comento que fue tomado bajo el *# de caso: xxxxxx*
✅ Su solicitud será atendida a la brevedad posible.
✅ Al contar con actualizaciones sobre su caso, le estaremos informando
Quedamos atentos y a la orden 🙌🏻
OBSERVACIONES
En caso de registrar una carga o descarga de inventario para uno de los productos simples, se debe recordar que esta operación, afectara las existencias totales del PRODUCTO PADRE
Para hacer uso del reporte de movimiento de productos compuestos, debemos seguir los siguientes pasos:
1- Ingresar al sistema PV – Desk, con usuario ROL (administrador – dueño)
2- Seguidamente, se ubica la ruta del reporte:
INVENTARIO | Inventario Principal | Reportes de Inventario | Movimientos de Productos Compuestos
3- En la ventana del reporte, se aplican los filtros requeridos para la consulta
4- Finalmente, se puede observar los movimientos de los productos que componen EL PRODUCTO PADRE
5- Este reporte, puede ser exportado a un archivo Excel, desde dicho archivo, es posible generar nuevos filtros para aplicar un seguimiento más detallado
NOTA:
Si aplicamos consulta de movimiento a cualquiera de los productos simples, según lista del reporte anterior y utilizando el reporte de Movimiento de Productos Simples, no se verá reflejado el movimiento
El cliente indica que PV y Facturación DESK, no abre
SOLUCIÓN
1- Como primer punto, debemos solicitar al cliente nos permita realizar conexión remota al PC afectado, esto con el objeto de aplicar la validación correspondiente
2- Compartimos el siguiente SCRIPT
¡Hola XXXXX, te saluda XXXX XXXXX! 👋
Gracias por comunicarte con el departamento de soporte Wolk Software 🚀
✅ Para atender su solicitud, requerimos nos comparta conexión remota al PC, esto para proceder con la verificación
✅ Dicha conexión, puede ser con *AnyDesk* o *TeamViewer*
3- Ya establecida la conexión remota al PC del cliente, procedemos con el proceso de VERIFICACIÓN DE EQUIPOS. Con este punto, podemos identificar en que condición se encuentra el PC y el servicio de Internet, adicionalmente, se garantiza que el PC cumpla con los requerimientos mínimos para el uso del sistema de PV y Facturación Wolk
6- Como alternativa para desinstalar el sistema, podemos hacer uso de la siguiente utilidad: REVOSETUP, con esta utilidad, de igual manera, se desinstala el programa requerido, adicionalmente, dicha utilidad elimina todo registro, carpetas y sub-carpetas que se generan en la instalación del programa
7- Posteriormente, aplicamos la DESCARGA, del sistema desde la WEB oficial
8- Luego, procedemos con la instalación correspondiente del sistema de PV y Facturación Wolk (VER PASO A PASO)
9- Finalizada la instalación debemos verificar que el sistema abra y que podamos ingresar al ID del cliente
10- Importante tomar captura de pantalla del sistema activo y en uso
11- Se le indica al cliente que el sistema se encuentra instalado y totalmente funcional en su PC
12- Compartimos el siguiente SCRIPT
☝🏻 Gracias por su tiempo en espera, en relación con su requerimiento, comento lo siguiente:
✅ El sistema se encuentra instalado y totalmente operativo en su PC
✅ Por favor valide ingresando con sus respectivas credenciales
Quedamos atentos 👍🏻
13- Se debe documentar todo el proceso realizado para generar el caso correspondiente. Importante mencionar, que toda evidencia generada durante la asistencia debe ser guardada en una carpeta con nombre del caso y guardada en el expediente del caso
