¿QUÉ HAGO CUANDO HAY IRREGULARIDADES EN LAS EXISTENCIAS, PRODUCTOS COMPUESTOS?

DETALLES GENERALES

Si se presentan irregularidades con las existencias de los productos de X inventario, se debe aplicar verificación en los productos simples y compuestos, de igual manera, es preciso, analizar sus movimientos (entradas | salidas)

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ESCENARIO

Qué hacer si el cliente, reporta:

• Estoy observando irregularidades con las existencias del inventario en el sistema

• Por qué tengo aumento excesivo de un producto

• No entiendo, por qué tengo productos con existencias en negativo

• El sistema está presentando inconsistencias en las existencias de los productos

• El inventario no me cuadra con las existencias reales de mi bodega

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SOLUCIÓN 

1- Como primer paso, se debe identificar:

• Cuáles son los productos afectados,

• A qué bodega pertenecen

• Cuál es la existencia real de los productos

• Qué productos, son compuestos y cuáles son simples

2- Si en el primer contacto, el cliente no hace referencia a lo comentando en el punto anterior, se debe compartir el Script # 1

3- Luego que el cliente, comparta la información requerida, se debe validar en el sistema de gestión, si existe un caso creado y abierto para la solicitud

4- Si no existe el caso, se procede a crear uno (VER, uso: Sistema de gestión)

5- Seguidamente, se comparte vía WhatsApp, el Script # 2

6- Se procede con la verificación del inventario:

• Se debe validar en la ficha de cada producto, si se encuentra ACTIVO y qué existencia tiene, de igual manera, que tipo de producto es: Simple o compuesto

• Se recomienda chequear cada pestaña del expediente, esto con el objeto de descartar cualquier posible irregularidad

• Luego, se exporta a un documento Excel, el reporte de movimiento de producto simples, esto para cada uno de los productos, aplicando la consulta, en función de: Código del producto, localidad y fecha (inicio | fin)

• Seguidamente, se analiza cada movimiento en entradas y salidas para identificar la posible anomalía

• Es importante mencionar que, si algunos de los productos son de tipo COMPUESTO, se debe tomar en cuenta que al aplicar una carga de inventario por: ORDEN DE ENTRADA o FACTURA POR COMPRA, este afectará a las existencias de los productos que lo componen (productos simples).

• De presentarse la condición expuesta anteriormente, se debe hacer uso del reporte de movimiento de productos compuestos, esto para validar el registro aplicado

• Ya finalizado el análisis del inventario, se debe notificar al cliente sobre lo apreciado

• En caso de ser requerido, se le ofrece una sesión virtual para explicar con detalle el cómo se determinó la causa de la inconsistencia reportada

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SCRIPT # 1

¡Hola XXXXX, te saluda XXXXXXx! 👋

Gracias por comunicarte con el departamento de soporte Wolk Software 🚀

Para aplicar la respectiva verificación en sistema, requerimos, nos comparta la siguiente información:

✅ Cuáles son los códigos de los productos afectados

✅ A qué *BODEGA*, pertenecen

✅ Cuál es la existencia real de cada producto afectado

✅ Identifique, qué productos son compuestos y cuáles son simples

Quedamos atentos 😁

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SCRIPT  # 2

XXXXXXX, gracias por tiempo en espera

✅ En relación con su requerimiento, comento que fue tomado bajo el *# de caso: xxxxxx*

✅ Su solicitud será atendida a la brevedad posible.

✅ Al contar con actualizaciones sobre su caso, le estaremos informando

Quedamos atentos y a la orden 🙌🏻

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OBSERVACIONES

• En caso de registrar una carga o descarga de inventario para uno de los productos simples, se debe recordar que esta operación, afectara las existencias totales del PRODUCTO PADRE

• Para hacer uso del reporte de movimiento de productos compuestos, debemos seguir los siguientes pasos:

1- Ingresar al sistema PV – Desk, con usuario ROL (administrador – dueño)

2- Seguidamente, se ubica la ruta del reporte:

• INVENTARIO | Inventario Principal | Reportes de Inventario | Movimientos de Productos Compuestos

3- En la ventana del reporte, se aplican los filtros requeridos para la consulta

4- Finalmente, se puede observar los movimientos de los productos que componen EL PRODUCTO PADRE

5- Este reporte, puede ser exportado a un archivo Excel, desde dicho archivo, es posible generar nuevos filtros para aplicar un seguimiento más detallado

NOTA:

• Si aplicamos consulta de movimiento a cualquiera de los productos simples, según lista del reporte anterior y utilizando el reporte de Movimiento de Productos Simples, no se verá reflejado el movimiento

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